2008年8月8日金曜日

PC環境 E-mail編

 
2. Gmail & Thunderbird
メールはGmailを使ってます.Gmailは複数のアカウントを同時に管理できたり,WebアプリですからどのPC環境でも同様に使えたりととても便利です.

重要なメモがメールの中にあって,しばらくたったあとに見直すこともしばしばです.ところが普通のメーラーでキレイにフォルダで分類していても,数ヶ月でかなりのメール数になってしまって,探すのに時間がかかってしまいます.GmailはさすがGoogleで,検索がかなり効きます.一応,ラベル(普通のメーラーでのフォルダ)もつけていますが,検索ですぐに目的のメールにたどり着きます.これが便利!

Gmailはすでに解説がたくさんあるので省略しますが,Gmailの使い方!などをみると参考になるのでは.表示も見やすいですし,いまのところこれに対抗できるメール環境はなさそうです.

あとで説明するGoogle calenderもそうですが,Web上で動作するWebアプリは,一見普通のアプリケーションかのように使えるPrism(cf.「Mozilla、「Prism」のMac版とLinux版をリリース(IT media)」)という,これもMozillaが開発したソフトをつかっています.

ThunderbirdというメーラもPCには入っていて,オフラインでもメールを確認できるようにIMAPをつかって,Gmailと同期をとっています.いろんな情報がメールに入っているので,たとえば会議の日程なんかはメールでの案内で確認したりします.ところが,Gmailだとネットにつながらないとみれないのです.出張などで外出しているときは,かならずしもオンラインではないので,そういうときに不便.なので,Thunderbirdで同期をとっておき,ネットにつながっているときにPCの方にもメールを保存しておくようにしています.それで,いつでもメールの確認はOK.

ほとんどネットがある環境にいるので,ThunderbirdはノートPCでごくたまに使うだけですけどね.

次回はスケジュール管理編です.

追記,
メール受信の仕方.
自分宛にきたり,返信する可能性がある仕事用のMLは受信トレイにおいて,すぐに返信しなくても良いML(メーリングリスト)は,フィルタをつかって受信トレイをスキップするようにしています.

早急ではなくても返信する必要があれば,それを後回しにすると気になってしまいます.逆に,処理するのを忘れてしまうこともあります.それは精神衛生に悪いので,原則は,読んだメールはすぐに処理しています.ただ,簡単でも5-10分と返信するのにかかってしまうのですよね.おもわず目に入ったメールに返信すると,それまでやっていた作業に入り直すのにエネルギーがいることもしばしば.そうならないようにするために,早急でないものは受信トレイにおかないようにして,最初から目に触れないようにしています.時間がある時に各ラベルに未読(太字表示)のメールがあれば,それを読んで返信します.

受信トレイの方は,自分宛や返信をする必要可能性のある仕事用のMLなどが並んでいますから,メールを処理(確認,返信)してからアーカイブに移します.ですから,受信トレイは,タスクリスト的にも使っています.時には,自分宛に仕事内容のメールを送信しておいて,処理し忘れないようにしていたりします.メールは頻繁に目にするツールなので,そこに情報があれば気付くことが多いです.そんな使い方もしています.
  

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